Chatbots para educación: casos de uso y ventajas

¡Así es! Las instituciones educativas también se ven beneficiadas por los chatbots. En un contexto marcado por la innovación y digitalización de los procesos, el sector educativo no podía quedarse atrás.  

Institutos, universidades, escuelas de negocios, academias de idiomas y todo tipo de centros educativos se encuentran en un contexto en el que la comunicación entre alumnos y centros docentes ha cambiado por completo, priorizando la inmediatez a través de comunicaciones fluidas, cercanas y personalizadas.

Además, es imprescindible destacar el comportamiento digital de las nuevas generaciones, que demandan interacciones digitales y efectivas por nuevos canales. En la era de la mensajería los canales de atención  tradicionales, como el teléfono, o incluso la atención presencial no son suficientes. 

Sin embargo, si hay algo que todavía no ha cambiado en el sector educativo es que la propia burocracia de los centros, los procesos manuales y la gestión interna ralentiza e incluso frena todo tipo de procesos de atención, matriculación e inscripción, perjudicando el buen funcionamiento de estos y la experiencia ofrecida a los estudiantes.

Teniendo en cuenta esta situación, los chatbots inteligentes aparecen como la solución más rápida, efectiva y sencilla. Estas nuevas herramientas han revolucionado el panorama, guiando y acompañando a los alumnos en todo tipo de procesos y garantizando una atención personalizada. 

Si deseas conocer cómo los chatbots han conseguido hacerse un hueco en academias y universidades, quédate a leer el resto del artículo. 

El sector educativo en un mundo digitalizado

Actualmente, la educación se encuentra en plena evolución, alimentada por la digitalización y transformación digital de muchas de sus áreas. Por su parte, colegios y universidades deben hacer frente a un gran reto: adaptarse a las necesidades de los estudiantes sin perder la naturalidad y cercanía que demandan.

Para hacer frente a este desafío, se están explorando nuevas formas de comunicación, invirtiendo en nuevos canales y métodos que atraigan nuevos alumnos y garanticen la mejor de las experiencias a los que ya están matriculados. 

Por tanto, es indudable que la tecnología juega un papel fundamental y, en este caso, los chatbots inteligentes se posicionan como una herramienta clave para todo tipo de universidades y centros educativos. 

Aplicaciones de chatbots con IA en academias de idiomas, universidades y escuelas de negocios

El uso de chatbots inteligentes va más allá del soporte técnico o una simple “atención al cliente”. Los chatbots se están empezando a utilizar en la educación para muchos otros aspectos: desde la atención general de los estudiantes, pasando por la resolución de preguntas frecuentes o el acompañamiento en procesos transaccionales, como el trámite de matriculación, solicitud de documentos o inscripción de materias.

Estas son algunas de las aplicaciones que brinda el uso de chatbots con IA en colegios, academias y universidades:

Chatbots para la captación de nuevos estudiantes

El uso de chatbots puede simplificar  la captación de alumnos. Al interactuar con potenciales alumnos, un  chatbot conversacional es capaz de captar los datos de los alumnos interesados, compartirlos con el departamento de admisiones y redirigir a estos leads a su proceso de selección, garantizando un aumento claro de registros.

Los chatbots con Inteligencia Artificial se pueden configurar como herramientas efectivas para la captación de datos.  Esto significa que cuando un posible estudiante accede al sitio web de la institución, el chatbot se convierte en un agente de primer nivel que pedirá la información de contacto necesaria para dar respuesta a su solicitud.

Los chatbots están orientados a la captación de datos personales y se pueden integrar con herramientas de gestión interna, como CRMs, Aulas Virtuales, Bases de Datos y APIs,  para que los agentes puedan hacer el seguimiento a las solicitudes. 

Además de impactar la conversión y la tasa de inscritos a los programas, si se ofrece una atención a los usuarios eficiente, inmediata y de calidad, causará una buena impresión sobre potenciales estudiantes que estén pensando en matricularse en el próximo curso. 

Para conseguir que los nuevos usuarios interactúen con chatbot es importante tener en cuenta estas características: 

  • Activar el Web Chat en diferentes páginas, especialmente en las páginas principales del sitio web. 
  • Utilizar mensajes de bienvenida que despierten el interés. 
  • Configurar la apertura automática de la ventana de chatbot, dependiendo de la disposición de la página web para evitar un despliegue intrusivo en la navegación.

Chatbots para mejorar la atención de los alumnos

Los chatbots inteligentes pueden ayudar a mantener un flujo de comunicación constante y de mejor calidad con los estudiantes. Esta herramienta tiene la capacidad de resolver de forma automática las preguntas frecuentes relacionadas con horarios de clases, ubicación de salones, información del campus, actividades programadas o instrucciones para realizar trámites. 

Al integrarse con otras herramientas, también puede ser una herramienta para solicitar citas previas o solicitar documentos, de esta forma los estudiantes tienen acceso 24/7 a procesos que dependen del horario de atención presencial. 

Por otro lado, con esta herramienta se podrán configurar recordatorios de eventos, exámenes, procesos de admisión y todo tipo de información de interés para el alumnado. 

La IA permite que el chatbot identifique diferentes preguntas y sea capaz de compartir información sobre servicios del campus, inscripción, becas, servicios de aprendizaje, exámenes, consejos de Aulas Virtuales, resolución de problemas…También pueden utilizarse para que los alumnos den feedback sobre las clases o tutorías, pudiendo evaluar la satisfacción de los alumnos. 

Garantizar este tipo de atención de calidad y digital , puede ser vital para ofrecer una experiencia adecuada a  los alumnos, facilitando la resolución de sus problemas a través de canales que utilizan de forma habitual como páginas web, WhatsApp o Redes Sociales.

Guía práctica: procesamiento de lenguaje natural en Chatbots

Chatbots para facilitar los procesos y trámites administrativos 

Para facilitar procesos, como la matriculación de los futuros alumnos, inscripciones, solicitud de becas y otros trámites administrativos, los chatbots se han convertido en la solución perfecta de automatización .

En un primer nivel de automatización, los chatbots pueden responder las  preguntas más frecuentes que, año tras año, lanzan los futuros alumnos. 

Estos podrán facilitar todo tipo de información sobre la universidad, el campus, la residencia, becas, proceso de inscripción…agilizando considerablemente el proceso de matriculación de muchos estudiantes. 

Los chatbots permiten crear Bases de Conocimiento con  información de valor, para encontrar puntos de mejora sobre la información compartida y los procesos educativos.

Por ejemplo, si año tras año los estudiantes hacen las mismas preguntas sobre el proceso de matriculación, puede contemplarse publicar esta información en redes sociales, hacerla más visible en la página web, etc.

En un segundo nivel de automatización, los chatbots se pueden integrar con las herramientas de gestión interna para automatizar los procesos de matrícula, la solicitud de documentos, firma digital, gestión de prácticas y reservar tutorías o verificar el estado de pago.  

Por qué utilizar chatbots en universidades, academias y escuelas

A medida que las técnicas de IA aplicadas en chatbots avanzan, aparecen nuevas oportunidades que el sector educativo puede aprovechar.  

El uso de chatbots conversacionales en la educación posee un gran número de ventajas que, a continuación, damos a conocer:

  • Asistencia a los estudiantes las 24 horas del día. Los chatbots estarán disponibles en todo momento para solventar las dudas de los alumnos. En un contexto en el que se pone en valor la inmediatez, especialmente entre la gente más joven, los chatbots son un acierto seguro que mejora y ofrece una atención a los estudiantes excelente.
  • Atención omnicanal. Todo aquel que esté interesado en matricularse, podrá informarse desde cualquier plataforma, brindando una atención total desde cualquier canal de comunicación.  Por tanto, los alumnos van a poder consultar toda la información que necesitan a través de apps tan familiares como Whatsapp o Telegram.
  • Captación de potenciales alumnos estableciendo canales de contacto como WhatsApp con la ayuda de chatbots inteligentes.
  • Brinda información de valor, relevante y personalizada. Este tipo de herramienta es capaz de ayudar a los alumnos a encontrar formación de interés y convertirse en una herramienta de apoyo esencial para los estudiantes. Los bots conversacionales serán capaces de ofrecer información sobre cursos, especializaciones, procesos de admisión… y todo tipo de cuestiones de vital importancia para el alumnado.
  • Reduce costes y optimiza todo tipo de recursos. Los chatbots reducen el tiempo en el que el equipo de administración puede dedicar a tareas simples, pero muy repetitivas.
  • Recopilación de información sobre los estudiantes. Los chatbots conversacionales son capaces de estudiar a fondo las necesidades de los alumnos, tendencias y otros muchos aspectos de vital importancia para mejorar el día a día de los alumnos. 

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