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Chatbots para educaci贸n: casos de uso y ventajas

隆As铆 es! Las instituciones educativas tambi茅n se ven beneficiadas por los chatbots. En un contexto marcado por la innovaci贸n y digitalizaci贸n de los procesos, el sector educativo no pod铆a quedarse atr谩s.聽聽

Institutos, universidades, escuelas de negocios, academias de idiomas y todo tipo de centros educativos se encuentran en un contexto en el que la comunicaci贸n entre alumnos y centros docentes ha cambiado por completo, priorizando la inmediatez a trav茅s de comunicaciones fluidas, cercanas y personalizadas.

Adem谩s, es imprescindible destacar el comportamiento digital de las nuevas generaciones, que demandan interacciones digitales y efectivas por nuevos canales. En la era de la mensajer铆a los canales de atenci贸n聽 tradicionales, como el tel茅fono, o incluso la atenci贸n presencial no son suficientes.聽

Sin embargo, si hay algo que todav铆a no ha cambiado en el sector educativo es que la propia burocracia de los centros, los procesos manuales y la gesti贸n interna ralentiza e incluso frena todo tipo de procesos de atenci贸n, matriculaci贸n e inscripci贸n, perjudicando el buen funcionamiento de estos y la experiencia ofrecida a los estudiantes.

Teniendo en cuenta esta situaci贸n, los chatbots inteligentes aparecen como la soluci贸n m谩s r谩pida, efectiva y sencilla. Estas nuevas herramientas han revolucionado el panorama, guiando y acompa帽ando a los alumnos en todo tipo de procesos y garantizando una atenci贸n personalizada.聽

Si deseas conocer c贸mo los chatbots han conseguido hacerse un hueco en academias y universidades, qu茅date a leer el resto del art铆culo.聽

El sector educativo en un mundo digitalizado

Actualmente, la educaci贸n se encuentra en plena evoluci贸n, alimentada por la digitalizaci贸n y transformaci贸n digital de muchas de sus 谩reas. Por su parte, colegios y universidades deben hacer frente a un gran reto: adaptarse a las necesidades de los estudiantes sin perder la naturalidad y cercan铆a que demandan.

Para hacer frente a este desaf铆o, se est谩n explorando nuevas formas de comunicaci贸n, invirtiendo en nuevos canales y m茅todos que atraigan nuevos alumnos y garanticen la mejor de las experiencias a los que ya est谩n matriculados.聽

Por tanto, es indudable que la tecnolog铆a juega un papel fundamental y, en este caso, los chatbots inteligentes se posicionan como una herramienta clave para todo tipo de universidades y centros educativos.聽

Aplicaciones de chatbots con IA en academias de idiomas, universidades y escuelas de negocios

El uso de chatbots inteligentes va m谩s all谩 del soporte t茅cnico o una simple 鈥atenci贸n al cliente鈥. Los chatbots se est谩n empezando a utilizar en la educaci贸n para muchos otros aspectos: desde la atenci贸n general de los estudiantes, pasando por la resoluci贸n de preguntas frecuentes o el acompa帽amiento en procesos transaccionales, como el tr谩mite de matriculaci贸n, solicitud de documentos o inscripci贸n de materias.

Estas son algunas de las aplicaciones que brinda el uso de chatbots con IA en colegios, academias y universidades:

Chatbots para la captaci贸n de nuevos estudiantes

El uso de chatbots puede simplificar聽 la captaci贸n de alumnos. Al interactuar con potenciales alumnos, un聽 chatbot conversacional es capaz de captar los datos de los alumnos interesados, compartirlos con el departamento de admisiones y redirigir a estos leads a su proceso de selecci贸n, garantizando un aumento claro de registros.

Los chatbots con Inteligencia Artificial se pueden configurar como herramientas efectivas para la captaci贸n de datos.聽 Esto significa que cuando un posible estudiante accede al sitio web de la instituci贸n, el chatbot se convierte en un agente de primer nivel que pedir谩 la informaci贸n de contacto necesaria para dar respuesta a su solicitud.

Los chatbots est谩n orientados a la captaci贸n de datos personales y se pueden integrar con herramientas de gesti贸n interna, como CRMs, Aulas Virtuales, Bases de Datos y APIs,聽 para que los agentes puedan hacer el seguimiento a las solicitudes.聽

Adem谩s de impactar la conversi贸n y la tasa de inscritos a los programas, si se ofrece una atenci贸n a los usuarios eficiente, inmediata y de calidad, causar谩 una buena impresi贸n sobre potenciales estudiantes que est茅n pensando en matricularse en el pr贸ximo curso.聽

Para conseguir que los nuevos usuarios interact煤en con chatbot es importante tener en cuenta estas caracter铆sticas:聽

  • Activar el Web Chat en diferentes p谩ginas, especialmente en las p谩ginas principales del sitio web.聽
  • Utilizar mensajes de bienvenida que despierten el inter茅s.聽
  • Configurar la apertura autom谩tica de la ventana de chatbot, dependiendo de la disposici贸n de la p谩gina web para evitar un despliegue intrusivo en la navegaci贸n.

Chatbots para mejorar la atenci贸n de los alumnos

Los chatbots inteligentes pueden ayudar a mantener un flujo de comunicaci贸n constante y de mejor calidad con los estudiantes. Esta herramienta tiene la capacidad de resolver de forma autom谩tica las preguntas frecuentes relacionadas con horarios de clases, ubicaci贸n de salones, informaci贸n del campus, actividades programadas o instrucciones para realizar tr谩mites.聽

Al integrarse con otras herramientas, tambi茅n puede ser una herramienta para solicitar citas previas o solicitar documentos, de esta forma los estudiantes tienen acceso 24/7 a procesos que dependen del horario de atenci贸n presencial.聽

Por otro lado, con esta herramienta se podr谩n configurar recordatorios de eventos, ex谩menes, procesos de admisi贸n y todo tipo de informaci贸n de inter茅s para el alumnado.聽

La IA permite que el chatbot identifique diferentes preguntas y sea capaz de compartir informaci贸n sobre servicios del campus, inscripci贸n, becas, servicios de aprendizaje, ex谩menes, consejos de Aulas Virtuales, resoluci贸n de problemas鈥ambi茅n pueden utilizarse para que los alumnos den feedback sobre las clases o tutor铆as, pudiendo evaluar la satisfacci贸n de los alumnos.聽

Garantizar este tipo de atenci贸n de calidad y digital , puede ser vital para ofrecer una experiencia adecuada a聽 los alumnos, facilitando la resoluci贸n de sus problemas a trav茅s de canales que utilizan de forma habitual como p谩ginas web, WhatsApp o Redes Sociales.

Gu铆a pr谩ctica: procesamiento de lenguaje natural en Chatbots

Chatbots para facilitar los procesos y tr谩mites administrativos聽

Para facilitar procesos, como la matriculaci贸n de los futuros alumnos, inscripciones, solicitud de becas y otros tr谩mites administrativos, los chatbots se han convertido en la soluci贸n perfecta de automatizaci贸n .

En un primer nivel de automatizaci贸n, los chatbots pueden responder las聽 preguntas m谩s frecuentes que, a帽o tras a帽o, lanzan los futuros alumnos.聽

Estos podr谩n facilitar todo tipo de informaci贸n sobre la universidad, el campus, la residencia, becas, proceso de inscripci贸n鈥gilizando considerablemente el proceso de matriculaci贸n de muchos estudiantes.聽

Los chatbots permiten crear Bases de Conocimiento con聽 informaci贸n de valor, para encontrar puntos de mejora sobre la informaci贸n compartida y los procesos educativos.

Por ejemplo, si a帽o tras a帽o los estudiantes hacen las mismas preguntas sobre el proceso de matriculaci贸n, puede contemplarse publicar esta informaci贸n en redes sociales, hacerla m谩s visible en la p谩gina web, etc.

En un segundo nivel de automatizaci贸n, los chatbots se pueden integrar con las herramientas de gesti贸n interna para automatizar los procesos de matr铆cula, la solicitud de documentos, firma digital, gesti贸n de pr谩cticas y reservar tutor铆as o verificar el estado de pago.聽聽

Por qu茅 utilizar chatbots en universidades, academias y escuelas

A medida que las t茅cnicas de IA aplicadas en chatbots avanzan, aparecen nuevas oportunidades que el sector educativo puede aprovechar.聽聽

El uso de chatbots conversacionales en la educaci贸n posee un gran n煤mero de ventajas que, a continuaci贸n, damos a conocer:

  • Asistencia a los estudiantes las 24 horas del d铆a. Los chatbots estar谩n disponibles en todo momento para solventar las dudas de los alumnos. En un contexto en el que se pone en valor la inmediatez, especialmente entre la gente m谩s joven, los chatbots son un acierto seguro que mejora y ofrece una atenci贸n a los estudiantes excelente.
  • Atenci贸n omnicanal. Todo aquel que est茅 interesado en matricularse, podr谩 informarse desde cualquier plataforma, brindando una atenci贸n total desde cualquier canal de comunicaci贸n.聽 Por tanto, los alumnos van a poder consultar toda la informaci贸n que necesitan a trav茅s de apps tan familiares como Whatsapp o Telegram.
  • Captaci贸n de potenciales alumnos estableciendo canales de contacto como WhatsApp con la ayuda de chatbots inteligentes.
  • Brinda informaci贸n de valor, relevante y personalizada. Este tipo de herramienta es capaz de ayudar a los alumnos a encontrar formaci贸n de inter茅s y convertirse en una herramienta de apoyo esencial para los estudiantes. Los bots conversacionales ser谩n capaces de ofrecer informaci贸n sobre cursos, especializaciones, procesos de admisi贸n鈥 y todo tipo de cuestiones de vital importancia para el alumnado.
  • Reduce costes y optimiza todo tipo de recursos. Los chatbots reducen el tiempo en el que el equipo de administraci贸n puede dedicar a tareas simples, pero muy repetitivas.
  • Recopilaci贸n de informaci贸n sobre los estudiantes. Los chatbots conversacionales son capaces de estudiar a fondo las necesidades de los alumnos, tendencias y otros muchos aspectos de vital importancia para mejorar el d铆a a d铆a de los alumnos.聽

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