Implementar mensajes automáticos en WhatsApp Business es de las estrategias más óptimas y eficientes del marketing conversacional.
Desde 2020 esta aplicación ya es utilizada por un cuarto de la población mundial, más de 2 mil millones de usuarios cada mes, por lo que es un canal inigualable para la captación de potenciales clientes para todos los sectores comerciales y todas las empresas, independientemente de su tamaño.
Además, hay que tener en cuenta la importancia de WhatsApp como canal de atención al cliente. Al estar familiarizados con esta App de mensajería instantánea para hablar diariamente con amigos y familiares, es uno de los canales más empleados por los clientes a la hora de realizar una consulta.
Cabe destacar que, según datos de Statista, el 37% de los usuarios espera que las empresas les respondan el mismo día que contactan, mientras que el 28%, lo espera en menos de una hora.
Sin embargo, el tiempo promedio de espera promedio en otros canales es superior a las 8 horas, un factor que incide directamente en el Customer Experience y que puede hasta acarrear la pérdida de clientes.
En este sentido, asegurarte de que tu empresa destaque al responder rápidamente las preguntas de los usuarios por WhatsApp, es clave para mejorar la experiencia del consumidor.
La importancia de los mensajes automáticos de WhatsApp Business para tu negocio
Aquí es donde entran en juego los mensajes automatizados de WhatsApp Business, respuestas personalizables que informan a tus clientes de que estás fuera de tu horario de trabajo o, por determinadas razones, no estás disponible en ese momento.
Asimismo, puedes automatizar mensajes de bienvenida, que funcionan también como respuestas automáticas y se envían cuando un usuario envía un mensaje por primera vez a tu cuenta de empresa de WhatsApp.
Estos mensajes de ausencia o de bienvenida son factores determinantes para asegurar la inmediatez. No sólo te permiten establecer límites de horarios, sino que también ayudan a que el cliente sepa que no lo estás descuidando, animándolo a mantenerse en el proceso de compra.
En este sentido, queremos enseñarte a crear tus propios mensajes de ausencia para WhatsApp Business, con ejemplos que puedan inspirarte o valerte como base.
¿Qué son los mensajes de ausencia de WhatsApp Business?
Al igual que las listas de difusión y los catálogos, los mensajes de ausencia de WhatsApp Business son uno de los recursos más potentes que se han integrado en esta nueva versión de la app para el uso de empresas, pymes y hasta grandes compañías con actividad internacional (estas últimas deben acceder a la API).
En un sentido más técnico, los mensajes automáticos para la versión empresarial de WhatsApp son respuestas, frases, notificaciones, alertas, recordatorios y demás contenido textual que se redacta y guarda con antelación para su posterior envío automático a las personas que contactan a un negocio a través de la aplicación.
Características del mensaje de ausencia en WhatsApp
A la hora de configurar tus mensajes de ausencia en WhatsApp, ten presente personalizarlos, determinar el horario en que serán enviados y seleccionar los destinatarios.
De este modo, puedes pre establecer excepciones para aquellos clientes que ya tienes registrados en tu lista de contactos o para una persona específica.
Dado que se trata de una App que los usuarios acostumbran a usar para comunicarse con familiares y amigos, te recomendamos que redactes tus mensajes de un modo más cercano, pero siempre alineado con el tono de comunicación de tu marca. Asimismo, puedes introducir emojis para conseguir que tus mensajes sean más dinámicos y cercanos.
Cómo establecer un mensaje de ausencia en WhatsApp Business
A continuación, te mostraremos cómo establecer un mensaje de ausencia en WhatsApp Business de manera efectiva. Descubre cómo mantener a tus clientes informados y satisfechos, y al mismo tiempo, optimizar tu presencia en línea.
- Abre la aplicación de WhatsApp Business.
- Toca el ícono de más opciones > Herramientas para la empresa > Mensaje de ausencia.
- Activa la opción: Enviar mensaje de ausencia.
- En Mensaje de ausencia, toca el mensaje para editarlo, y luego, toca OK.
- Escoge el horario y una de estas 3 opciones:
- Enviar siempre: para mandar el mensaje automático en todo momento.
- Horario personalizado: se manda el mensaje únicamente en horarios específicos.
- Fuera del horario comercial: se envía el mensaje automático únicamente fuera del horario comercial. Para ello, es necesario configurar un horario comercial en tu perfil de empresa.
- Escoge una de las 4 opciones de destinatarios:
- Todos: para enviar el mensaje automático a todas las personas que te escriban después del horario comercial.
- Los que no están guardados en la libreta de contactos.
- Todos excepto a números seleccionados.
- Solo enviar a números determinados.
- Una vez realizado todo este proceso, toca GUARDAR.
Ejemplos de situaciones en las que automatizar mensajes
Mensajes automáticos de bienvenida a un cliente que contacta por primera vez
Estos mensajes automáticos de WhatsApp Business son idóneos para responder inmediatamente y de forma automática cuando una persona contacta por primera vez con una cuenta de empresa de WhatsApp.
Se trata de automatizaciones de gran utilidad para empresas pequeñas o medianas, que no pueden brindar un servicio de atención al cliente en tiempo real y 24/7 y, de este modo, no dejan desatendidos a los usuarios que contactan.
Algunos ejemplos de mensajes de bienvenida cuando un potencial cliente escribe por primera vez serían los siguientes:
- «¡Gracias por contactarnos! En la mayor brevedad posible un miembro de nuestro equipo te atenderá de forma personalizada para gestionar cualquier duda o solicitud que tengas.»
- «¡Nos alegra ver que estás interesado en (nombre de la empresa)! En breve una persona de nuestro equipo te responderá a cualquier consulta o pedido que desees realizar.»
- «¡Hola! Bienvenido a [nombre de la empresa]. He recibido tu mensaje y nos pondremos en contacto contigo en breve. Gracias por tu paciencia.
Mensajes automáticos de ausencia para informar que se está fuera del horario laboral o de vacaciones
Este tipo de mensaje automático para clientes de WhatsApp también forma parte de los recursos internos de la aplicación de mensajería.
La diferencia es que en este caso son enviados fuera del horario laboral, ya sea a personas que escriben por primera vez, como clientes habituales, por esto se pueden configurar en horarios específicos.
A continuación, te ofrecemos algunos ejemplos para situaciones concretas que te sirvan de inspiración al crear tus propias respuestas automatizadas en WhatsApp Business.
- «¡Hola, gracias por contactarnos! Nuestro horario de atención al cliente es de 9 am a 7 pm de lunes a viernes. Sin embargo, puedes dejarnos tu duda o petición y te responderemos tan pronto como nos sea posible.»
- «Actualmente estamos de vacaciones, pero en regresar a la oficina daremos respuesta a tu mensaje. Gracias por la comprensión.»
- «Lo sentimos mucho, pero en estos momentos estamos fuera de nuestro horario de atención al cliente. Nada más regresemos al trabajo, atenderemos tu solicitud. Gracias por la espera.»
Para no generar frustración en el cliente, es recomendable integrar un chatbot que permita la creación automática de tickets en estos casos. De esta forma, los clientes reciben una confirmación de que la consulta es recibida y los agentes reciben una notificación de la asignación de un nuevo ticket para darle prioridad a la respuesta.
Esto hace parte de una estrategia omnicanal en el servicio de atención al cliente.
Ejemplos de otras situaciones comunes en las que son útiles los mensajes de ausencia
Los mensajes de ausencia no solo son útiles en momentos de vacaciones. En diversas situaciones, estas respuestas automáticas pueden mejorar la experiencia del cliente y garantizar que tu negocio se mantenga conectado y profesional en todo momento. Explora ejemplos de cómo y cuándo utilizarlos para brindar un servicio eficiente y efectivo.
Mensaje de ausencia ante un problema del cliente
«Gracias por tu mensaje. En este momento nos encontramos trabajando para resolver tu incidencia y darte el servicio que mereces. Recibirás una respuesta en un lapso aproximado de [Tiempo previsto]. Agradecemos tu paciencia y lamentamos las posibles molestias. Atentamente, el equipo de atención al cliente de [nombre de la empresa].»
Mensaje para informar de un producto no disponible
«Lamentamos informarte que en estos momentos este producto no está disponible. Mientras tanto, te podemos recomendar otros productos similares en el siguiente enlace [Catálogo]. Agradecemos tu comprensión y te enviaremos una notificación cuando el producto vuelva a estar disponible.»
Mensaje automático para notificar que el equipo de atención al cliente está saturado
«¡Hola! Gracias por ponerte en contacto con [Nombre de empresa]. En estos momentos tenemos más solicitudes que atender de lo habitual, por lo que es posible que necesitemos más tiempo para responder a tu solicitud. Te compartimos un enlace a nuestra sección de Preguntas Frecuentes donde podrás encontrar algunos de los problemas y soluciones más comunes: [Enlace]. ¡Nos pondremos en contacto contigo lo antes posible! Gracias por la paciencia.»»
Mensajes automáticos para WhatsApp Business a través de chatbots
Si quieres escalar tu negocio e ir un paso más allá en la comunicación con tus clientes, puedes automatizar tus mensajes de WhatsApp Business para que sean gestionados por chatbots con Inteligencia Artificial.
¿Cuál es la diferencia entre los mensajes automáticos y un chatbot?
La diferencia principal es que un mensaje automático de WhatsApp no puede simular una conversación en tiempo real con un usuario. Por supuesto, puedes configurar mensajes de bienvenida, de ausencia e incluso respuestas automáticas como ya lo hemos visto.
Sin embargo, si un cliente tiene una necesidad más compleja o específica, necesitarás un chatbot que brinde al cliente una experiencia más personalizada.
Dependiendo del nivel de entrenamiento y configuración de este asistente virtual de primer nivel, puede proporcionar respuestas basadas en textos preestablecidos o, incluso, generar mensajes proactivos conforme se desarrolla la conversación con el usuario, como si fuera un humano el que estuviera detrás de la pantalla.
Por esta, y otras razones de eficiencia, los chatbots conversaciones son el mayor aliado a la hora de gestionar WhatsApp Business, ya que permiten automatizar mensajes que cumplan múltiples propósitos, como:
- Resolución de problemas
- Gestión de reservas
- Creación de tickets
- Creación de alertas automáticas
- Modificaciones en los datos de envío
- Modificaciones de un servicio o de la cuenta de un usuario
- Altas/bajas de clientes
- Agendamiento de citas
Integra un chatbot en WhatsApp Business con Aunoa
En Aunoa, somos especialistas en la integración de chatbots con Inteligencia Artificial en WhatsApp.
Con nuestro chatbot para WhatsApp Business podrás controlar los altos volúmenes de consultas, sin que tus clientes abandonen la aplicación, brindarles ayuda a través de menús guiados, recomendarles productos y acelerar el proceso de compra al tiempo que consigues liberar a tu equipo de atención al cliente de tareas repetitivas para que puedan dedicarse a tareas de mayor valor. ¡Mayor eficiencia, imposible!
No dudes en contactar con nuestro equipo especializado para ofrecer a tus clientes una experiencia personalizada y de calidad integrando un chatbot en tu cuenta WhatsApp Business.
