Cómo automatizar la gestión de reservas online

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La gestión de citas y reservas de forma manual es uno de los procesos que más tiempo ocupa en un negocio.

Los agentes humanos procesan y tramitan estas tareas en horario comercial, compaginando otras tareas, lo que puede llevar a que muchas llamadas o emails queden sin respuesta.

Esto supone una barrera para cualquier empresa, que está buscando optimizar la gestión interna y la reducción de recursos.

Es por ello que muchos negocios han decidido utilizar nuevos canales de comunicación con sus clientes e implementar nuevas herramientas para gestionar tanto la atención, como para automatizar la gestión de citas online.

WhatsApp, Instagram, Google Business o una página web son los canales más habituales para este tipo de acciones. Sin embargo, para ahorrar tiempo, costes y recursos, es imprescindible que este proceso se automatice, consiguiendo:

  • Ofrecer atención continuada 24/7
  • Personalizar la interacción con el cliente
  • Asegurar el almacenamiento seguro de los datos
  • Integrar canales conversacionales con otras herramientas como Google Calendar, Teams y Slack.

Para ello es necesario contar con soluciones innovadoras como el uso de chatbots conversacionales o chatbots con IA. 

Estas soluciones están diseñadas a medida en base a las necesidades de cada empresa, y se han convertido en la mejor opción para automatizar la gestión de citas online, ya que permiten reducir en gran medida el esfuerzo de los usuarios

Si quieres saber cómo implementar un chatbot conversacional en tu negocio para la gestión de citas online, ¡sigue leyendo este artículo!

Canales para automatizar citas online

Los chatbots conversacionales se pueden integrar en una gran cantidad de canales, aplicaciones y plataformas.

Esto te permite ofrecer el mismo servicio en todos los canales, y gestionarlos desde una única herramienta. De esta manera ofrecerás la misma experiencia de usuario, independientemente de por dónde decidan reservar su cita.

Los canales más empleados para automatizar la gestión de citas online, son los siguientes:

WhatsApp Business API

Al contrario de la versión de WhatsApp Business o WhatsApp Messenger, la versión API de Whatsapp permite la integración con los bots conversacionales. Esto permite que, para reservar una cita o agendar una reunión, no sea necesaria la intervención de agentes humanos.

A través de la integración con plataformas como Google Calendar, entre otras, el cliente puede reservar de manera autónoma, a cualquier hora y día del año.

Instagram y Facebook Messenger

Las APIs de Facebook Messenger y de Instagram Direct Messages, permiten integrar chatbots conversacionales para que puedas automatizar la gestión de citas online.

Esta integración se realiza por parte de un desarrollador y es importante saber qué tipo de chatbot es ideal para tu empresa. Es decir, aquel que se ajuste a tus necesidades y las de tus clientes.

No te decantes por elegir el primero que encuentres, es muy importante que te ofrezcan una solución escalable para tu negocio, de lo contrario habrá muchas limitaciones y restricciones.

Chat en sitio web

Este es uno de los sistemas más utilizados en la actualidad para agendar citas online. Los usuarios interactúan con el chatbot como lo harían con un miembro del equipo de Atención al Cliente, siendo el chatbot capaz de agendar las citas o reservas a través de una conversación natural, reconociendo el día y la hora que el usuario prefiere, gracias a la interpretación del lenguaje natural de las personas (NLP).

Con ello, los procesos se simplifican al no necesitar rellenar formularios y/o aplicaciones externas.

chatbot integrado con google calendar

Google My Business

Otra opción disponible, es automatizar las reservas desde el perfil de Google My Business. Este perfil posee un apartado donde podemos integrar un Chatbot,  permitiendo que los usuarios inicien una conversación cuando realizan búsquedas en Google y aparezca nuestro negocio.

El uso de un chatbot con Inteligencia Artificial hace posible que a su vez, las reservas realizadas por medio de este canal se integren con Google Calendar, haciéndolo mucho más potente.

Es importante que identifiques las aplicaciones más utilizadas por tus clientes para elegir el canal adecuado para ofrecer este servicio. Una vez que escojas los canales imprescindibles, es recomendable que centralices la gestión con una herramienta de conversaciones que permita todo tipo de integraciones para que sea una solución que pueda escalar con el crecimiento de tu empresa.

Chatbots en Instagram: Beneficios de integrar IA con la API de mensajería

Beneficios de automatizar la gestión de citas online

Un chatbot conversacional tiene una gran cantidad de funcionalidades para tu negocio, y en gestión de citas online concretamente:

  • Evita el solapamiento de citas
  • Impide que queden conversaciones sin gestionar
  • Promueve la gestión autónoma por parte de los usuarios
  • Mejora la experiencia del cliente en diferentes canales
  • Optimiza los costes de gestión y
  • Disminuye el tiempo que los agentes dedican a las tareas repetitivas

Además, al estar integrados con los calendarios y las agendas empresariales, también es posible automatizar la cancelación de citas y disminuye la tasa de ‘no show’, al enviar un de forma automática, la confirmación de la cita con recordatorios previos a través del mismo canal por el que se hizo la reserva, a través de SMS o a través del correo electrónico

Cómo automatizar citas online de forma efectiva

Para implementar un chatbot conversacional en tu negocio que permita pedir citas online, es necesario que cuentes con un sistema de gestión de reservas previo o que tengas un usuario en una aplicación de calendario.

Una vez se ha realizado la correcta implantación del chatbot, será necesario que definas todos los objetivos de tu negocio. Puede que únicamente pienses en la reserva de citas, pero recuerda que un chatbot conversacional tiene muchas más funcionalidades que harán crecer tu negocio.

Definidos los objetivos, analizarás a tus clientes para identificar qué canales escoger para comunicarte con ellos. WhatsApp, utilizada de manera diaria por millones de personas de todas las edades, se ha convertido en la aplicación preferida de los usuarios digitales. Por este motivo, es perfecta para automatizar la gestión de citas online de tu negocio.

Diseñar respuestas y definir flujos conversacionales, es imprescindible. Por ello la programación de preguntas y respuestas frecuentes por parte de un especialista es crucial. Gracias a la Inteligencia Artificial, un chatbot proporcionará respuestas automatizadas y ofrecerá el servicio de gestión de citas online perfecto para ahorrar tiempo y dinero.

Además, otra  de las grandes ventajas de los chatbots que utilizan Inteligencia Artificial, es que tu asistente virtual podrá sugerir ofertas y promociones en función de su interacción anterior con tu empresa. Así como, transferir consultas a un agente humano de manera automática, en caso de que sea necesario.

En Aunoa nos encargamos de diseñar y configurar chatbots conversacionales para automatizar la gestión de citas online de tu negocio.

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